Aufwandsspende & Rückspende: so funktioniert der Verzicht

Ehrenamtliche leisten viel – und verzichten oft auf die Erstattung ihrer Auslagen. Dieser Verzicht kann steuerlich als Aufwandsspende anerkannt werden. Das klingt praktisch, ist aber an strenge Voraussetzungen geknüpft. Wer die Regeln nicht kennt, riskiert, dass das Finanzamt die Spende nicht anerkennt – oder schlimmer: dass der Verein in die Haftung gerät.

Das Wichtigste in Kürze

• Eine Aufwandsspende liegt vor, wenn jemand auf einen ernsthaft gemeinten Erstattungsanspruch gegenüber dem Verein verzichtet.
• Der Anspruch muss vor dem Verzicht rechtlich entstanden und schriftlich festgehalten sein.
• Der Verzicht muss zeitnah erklärt werden – in der Regel innerhalb von drei Monaten nach Entstehung des Anspruchs.
• Der Verein muss finanziell in der Lage sein, den Anspruch zu erfüllen (keine fiktiven Spenden).
• Für die Bescheinigung ist der amtliche BMF-Vordruck zu verwenden; Haftung wie bei jeder Zuwendungsbestätigung.

Aufwandsspende und Rückspende: was ist der Unterschied?

Die Begriffe werden oft synonym verwendet, meinen aber leicht unterschiedliche Sachverhalte:

Begriff	Sachverhalt	Beispiel
Aufwandsspende	Verzicht auf Erstattung von Auslagen oder Aufwendungen, die dem Ehrenamtlichen entstanden sind	Trainerin fährt mit eigenem Auto zu Auswärtsspielen, verzichtet auf Kilometergeld
Rückspende	Verzicht auf eine bereits zugesagte oder ausgezahlte Vergütung (z. B. Honorar oder Aufwandsentschädigung), die an den Verein zurückfließt	Chorleiter erhält sein Honorar, überweist es zurück und erhält dafür eine Zuwendungsbestätigung

Steuerrechtlich werden beide Varianten nach denselben Grundsätzen behandelt. Maßgeblich ist das BMF-Schreiben vom 25. November 2014 (IV C 4 – S 2223/07/0010:005) sowie die ständige Rechtsprechung des BFH.

Voraussetzungen: was das Finanzamt verlangt

Das Finanzamt erkennt eine Aufwandsspende nur an, wenn alle folgenden Voraussetzungen kumulativ erfüllt sind:

1. Ernsthafter Anspruch

Der Erstattungsanspruch muss ernsthaft gemeint sein. Der Verein muss gegenüber dem Ehrenamtlichen tatsächlich zur Zahlung verpflichtet sein – entweder durch die Satzung, einen Vorstandsbeschluss oder einen Vertrag. Eine rein mündliche Vereinbarung, die nie ernsthaft umgesetzt werden sollte, genügt nicht.

2. Schriftliche Festlegung

Der Anspruch muss vor dem Verzicht schriftlich festgehalten sein. Das kann ein Vorstandsbeschluss sein, in dem festgelegt wird, welche Aufwendungen erstattet werden (z. B. Kilometergelder nach ADAC-Satz, Reisekosten nach Reisekostenordnung des Vereins). Ohne schriftliche Grundlage fehlt der Nachweis.

3. Finanzielle Leistungsfähigkeit des Vereins

Der Verein muss finanziell in der Lage sein, den Anspruch zu erfüllen. Das Finanzamt prüft, ob der Verein im fraglichen Zeitraum über ausreichend liquide Mittel verfügt hat, um die Zahlung tatsächlich leisten zu können. Verfügt der Verein über keinerlei Geldmittel, kann ein Verzicht keine steuerlich wirksame Spende erzeugen.

4. Zeitnaher Verzicht

Der Verzicht muss innerhalb von drei Monaten nach Entstehung des Anspruchs erklärt werden. Wartet die ehrenamtliche Person länger, verliert der Verzicht seinen Spendencharakter – die Finanzverwaltung wertet ihn dann nicht mehr als Zuwendung, sondern allenfalls als Forderungsverzicht ohne Spendenabzug.

5. Freiwilligkeit

Der Verzicht muss freiwillig erfolgen. Es darf kein satzungsmäßiger Zwang bestehen, auf Erstattung zu verzichten. Eine Satzungsklausel wie „Alle Ehrenamtlichen verzichten auf Entschädigungen“ macht spätere Aufwandsspenden unmöglich, weil kein echter Verzicht auf einen echten Anspruch vorliegt.

Wie der Verzicht erklärt wird

Der Verzicht sollte schriftlich erklärt werden – am besten auf einem Formular, das der Verein vorhält. Das Formular sollte enthalten:

• Name und Anschrift des Ehrenamtlichen
• Beschreibung der erbrachten Leistung und der entstandenen Aufwendungen
• Betrag, auf den verzichtet wird
• Datum der Verzichtserklärung
• Unterschrift des Ehrenamtlichen

Der Verein nimmt die Verzichtserklärung entgegen und stellt anschließend die Zuwendungsbestätigung aus. Die Bestätigung dokumentiert den Verzicht als Spende – nicht die ursprüngliche Tätigkeit.

Die Zuwendungsbestätigung für Aufwandsspenden

Für Aufwandsspenden wird der reguläre BMF-Vordruck (Muster 1 – Zuwendungsbestätigung für Geldzuwendungen) verwendet. Im Vordruck ist zu vermerken, dass es sich um eine Aufwandsspende handelt. Pflichtangaben:

• Betrag des Erstattungsanspruchs, auf den verzichtet wird
• Art der erbrachten Leistung (z. B. „Fahrtkosten für Vereinsfahrten Januar–März 2026″)
• Hinweis, dass ein Anspruch auf Erstattung bestanden hat und darauf verzichtet wurde
• Alle sonstigen Pflichtangaben wie bei einer normalen Zuwendungsbestätigung

Mehr zu den Pflichtangaben auf Zuwendungsbestätigungen lesen Sie im Artikel Spendenbescheinigung im Verein korrekt ausstellen.

Verhältnis zur Übungsleiter- und Ehrenamtspauschale

Ehrenamtliche können von zwei Steuerfreibeträgen profitieren:

• Übungsleiterpauschale nach § 3 Nr. 26 EStG: bis zu €3.000 je Jahr (Stand: Juli 2026) steuerfrei für nebenberufliche Tätigkeiten als Übungsleiter, Ausbilder, Erzieher, Betreuer oder vergleichbare Tätigkeiten
• Ehrenamtspauschale nach § 3 Nr. 26a EStG: bis zu €840 je Jahr (Stand: Juli 2026) steuerfrei für sonstige nebenberufliche Tätigkeiten im Dienst gemeinnütziger Organisationen

Werden Aufwandsentschädigungen im Rahmen dieser Freibeträge gezahlt und anschließend als Aufwandsspende zurückgegeben, gelten dieselben Voraussetzungen. Wichtig: Der Verein muss die Zahlung tatsächlich leisten wollen und können – auch innerhalb der Freibetragsgrenzen.

Zahlt der Verein gar nichts aus, weil die Satzung Ehrenamtlichkeit ohne jede Entschädigung vorschreibt, gibt es keinen Anspruch und damit keine Aufwandsspende.

Häufige Fehler und Praxis-Tipps

• Kein schriftlicher Anspruch vor dem Verzicht: Der häufigste Fehler. Legen Sie per Vorstandsbeschluss fest, welche Auslagen erstattet werden – bevor die Aufwendungen entstehen.
• Verzicht zu spät erklärt: Achten Sie auf die Drei-Monats-Frist. Sammeln Sie Verzichtserklärungen möglichst quartalsweise.
• Verein hatte keine Mittel: Prüfen Sie, ob der Verein im fraglichen Zeitraum zahlungsfähig war. Dokumentieren Sie den Kontostand bei Bedarf.
• Satzung schließt Entschädigungen aus: Prüfen Sie Ihre Satzung. Enthält sie eine generelle Ehrenamtsklausel, müssen Sie diese erst streichen, bevor Aufwandsspenden möglich sind.
• Bescheinigung ohne Anspruchshinweis: Vergessen Sie nicht, auf der Zuwendungsbestätigung zu vermerken, dass ein Erstattungsanspruch bestanden hat und darauf verzichtet wurde. Ohne diesen Hinweis ist die Bescheinigung unvollständig.

Häufige Fragen

Kann jede ehrenamtliche Tätigkeit zu einer Aufwandsspende führen?

Nein. Nur wenn ein konkreter, schriftlich festgelegter Erstattungsanspruch besteht und der Verzicht fristgerecht erklärt wird, liegt eine steuerlich wirksame Aufwandsspende vor. Bloße Gratisarbeit ohne Anspruchsgrundlage erzeugt keine Spende.

Wie hoch darf eine Aufwandsspende maximal sein?

Gesetzlich ist der Betrag nicht nach oben begrenzt – er muss aber dem tatsächlichen Aufwand entsprechen. Unrealistisch hohe Beträge werden vom Finanzamt kritisch geprüft. Im Übrigen gilt die allgemeine 20-%-Höchstgrenze für Spendenabzüge nach § 10b Abs. 1 EStG.

Kann eine Aufwandsspende auch für Dienstleistungen ausgestellt werden?

Nein. Reine Arbeitsleistungen oder Dienstleistungen können nicht als Spende bescheinigt werden – auch wenn sie ehrenamtlich erbracht werden. Nur der Verzicht auf einen Anspruch auf Geldleistung (Auslagenerstattung, Honorar) ist spendenfähig.

Gilt die €300-Grenze auch für Aufwandsspenden?

Nein. Der vereinfachte Nachweis nach § 50 Abs. 4 EStDV gilt für reguläre Geldspenden. Bei Aufwandsspenden ist stets eine förmliche Zuwendungsbestätigung mit Hinweis auf den Anspruchsverzicht erforderlich.

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Stand: Juli 2026. Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Rechts- oder Steuerberatung.