Aufwandsentschädigung im Verein: Pauschalen & Satzung

Das Wichtigste in Kürze

Eine Aufwandsentschädigung im Verein erfordert zwingend eine Satzungsgrundlage — ohne diese riskieren Sie die Gemeinnützigkeit.
Die Ehrenamtspauschale beträgt bis zu €840 pro Jahr (§ 3 Nr. 26a EStG), die Übungsleiterpauschale bis zu €3.000 pro Jahr (§ 3 Nr. 26 EStG).
Beide Pauschalen sind steuerfrei und sozialversicherungsfrei bis zu den gesetzlichen Grenzen.
Der Vorstand erhält ohne Satzungsklausel keine Vergütung (§ 27 Abs. 3 BGB).
Tatsächliche Auslagen (Fahrtkosten, Material) werden separat gegen Beleg erstattet.

Was ist eine Aufwandsentschädigung im Verein?

Eine Aufwandsentschädigung im Verein ist eine pauschale Zahlung, die den durch die ehrenamtliche Tätigkeit entstandenen Aufwand abgelten soll. Sie ist keine Vergütung für eine Arbeitsleistung im arbeitsrechtlichen Sinne, sondern ein pauschaler Ausgleich für Zeit, Mühe und persönliche Kosten.

Vereine, die gemeinnützig sind, müssen dabei besondere Regeln beachten: Das Gemeinnützigkeitsrecht verlangt, dass Mittel der Organisation grundsätzlich dem gemeinnützigen Zweck zugutekommen und nicht für unangemessene Zahlungen an Mitglieder oder Tätige verwendet werden. Gleichzeitig erkennt das Steuerrecht an, dass Ehrenamtliche für ihre Tätigkeit angemessen entschädigt werden dürfen — innerhalb klar definierter Grenzen.

Warum eine Satzungsgrundlage zwingend ist

§ 55 Abs. 1 Nr. 3 der Abgabenordnung (AO) verankert das Selbstlosigkeitsgebot: Der Verein darf seine Mittel nicht für Zuwendungen an Mitglieder verwenden, die nichts mit dem Vereinszweck zu tun haben. Gleichzeitig erlaubt die AO ausdrücklich angemessene Vergütungen für Tätigkeiten im Dienst des Vereins — sofern eine Satzungsgrundlage vorhanden ist.

Zahlt ein Verein Aufwandsentschädigungen ohne entsprechende Satzungsklausel, riskiert er den Entzug der Gemeinnützigkeit durch das Finanzamt. Diese Gefahr besteht selbst dann, wenn die Beträge gering und die Tätigkeiten unbestreitbar dem Vereinszweck dienten.

Muster-Satzungsklausel:

„Der Verein kann Vorstandsmitgliedern und Ehrenamtlichen eine Aufwandsentschädigung für ihre Tätigkeit zahlen. Die Höhe richtet sich nach den gesetzlichen steuerfreien Pauschalen gemäß §§ 3 Nr. 26 und 3 Nr. 26a des Einkommensteuergesetzes (EStG).“

Diese Klausel sollte von der Mitgliederversammlung beschlossen und in die Satzung aufgenommen werden. Ein Steuerberater oder ein Verbandsrechtler kann die Formulierung für Ihre konkrete Satzungsstruktur anpassen.

Die zwei Formen der Aufwandsentschädigung

1. Steuerfreie Pauschalen nach EStG

Das Einkommensteuergesetz kennt zwei besonders relevante Pauschalen für Ehrenamtliche:

Ehrenamtspauschale (§ 3 Nr. 26a EStG): Bis zu €840 pro Jahr können steuerfrei gezahlt werden an Personen, die ehrenamtlich tätig sind — ohne dass ein konkreter Tätigkeitsnachweis vorliegen muss. Die Pauschale gilt pro Person und Jahr, unabhängig davon, für wie viele gemeinnützige Organisationen jemand tätig ist.
Übungsleiterpauschale (§ 3 Nr. 26 EStG): Bis zu €3.000 pro Jahr sind steuerfrei für nebenberufliche Tätigkeiten als Übungsleiter, Ausbilder, Erzieher, Betreuer oder für vergleichbare Tätigkeiten im Dienst gemeinnütziger Organisationen. Voraussetzung ist eine nebenberufliche Tätigkeit, also nicht mehr als ein Drittel der Arbeitszeit einer Vollzeitstelle.

Beide Pauschalen sind grundsätzlich kumulierbar, wenn unterschiedliche Tätigkeiten ausgeübt werden — beispielsweise nebenberufliches Trainieren (Übungsleiterpauschale) und ehrenamtliche Vorstandstätigkeit (Ehrenamtspauschale).

2. Auslagenerstattung

Neben den steuerfreien Pauschalen können Vereine tatsächlich entstandene Auslagen erstatten. Dazu gehören Fahrtkosten (nach dem amtlichen Kilometersatz), Materialkosten und sonstige nachgewiesene Aufwendungen. Diese Erstattungen sind steuerfrei, sofern sie den tatsächlichen Aufwand nicht übersteigen und durch Belege nachgewiesen sind.

Wichtig: Auslagenerstattung und Pauschale sind zwei getrennte Instrumente. Die Ehrenamtspauschale deckt nicht automatisch konkrete Auslagen ab.

Besondere Regeln für den Vorstand

Der Vorstand eines Vereins ist laut § 27 Abs. 3 BGB in Verbindung mit § 40 BGB grundsätzlich unentgeltlich tätig — es sei denn, die Satzung sieht etwas anderes vor. Ohne eine entsprechende Satzungsklausel darf der Vorstand keine Vergütung erhalten. Mit einer Satzungsklausel ist eine angemessene Vergütung oder Aufwandsentschädigung zulässig, solange sie dem gemeinnützigen Zweck nicht schadet.

Die Angemessenheit der Vergütung wird vom Finanzamt geprüft — besonders bei höheren Beträgen. Ein Vergleich mit vergleichbaren Tätigkeiten in ähnlichen Organisationen kann als Orientierung dienen.

Aufwandsentschädigungen im Überblick

Form	Betrag (max.)	Steuerpflichtig?	SV-pflichtig?	Voraussetzung	Beleg nötig?
Ehrenamtspauschale (§ 3 Nr. 26a EStG)	€840/Jahr	Nein (bis Freibetrag)	Nein	Ehrenamtliche Tätigkeit, Satzungsgrundlage	Nein
Übungsleiterpauschale (§ 3 Nr. 26 EStG)	€3.000/Jahr	Nein (bis Freibetrag)	Nein	Nebenberufliche Übungsleitertätigkeit, Satzungsgrundlage	Nein
Auslagenerstattung	Tatsächliche Kosten	Nein	Nein	Tatsächlicher Aufwand, Satzungsgrundlage	Ja
Vergütung über Pauschalen hinaus	Individuell (angemessen)	Ja (Lohnsteuer)	Ggf. ja	Satzungsgrundlage, Angemessenheit	Ja

Häufige Fehler im Umgang mit Aufwandsentschädigungen

Zahlung ohne Satzungsgrundlage: Auch kleine Beträge können die Gemeinnützigkeit gefährden, wenn keine Satzungsklausel vorhanden ist.
Pauschale ohne Tätigkeitsgrundlage: Die Ehrenamtspauschale gilt nur für Personen, die tatsächlich ehrenamtlich tätig sind — nicht für passive Mitglieder.
Überschreitung der Freigrenzen ohne Lohnabrechnung: Wer die Pauschalen überschreitet, muss den übersteigenden Betrag regulär versteuern und in die Lohnabrechnung aufnehmen.
Keine Trennung von Pauschale und Auslagenerstattung: Beide Instrumente müssen sauber dokumentiert und getrennt ausgewiesen werden.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Kann der Vorstand eine Aufwandsentschädigung erhalten?

Ja — aber nur mit einer entsprechenden Satzungsgrundlage (§ 27 Abs. 3 i.V.m. § 40 BGB). Ohne Satzungsklausel ist jede Zahlung an den Vorstand unzulässig und gefährdet die Gemeinnützigkeit. Die Satzung muss dies ausdrücklich vorsehen, und die Vergütung muss angemessen sein.

Was passiert, wenn wir die Pauschale überschreiten?

Zahlungen über €840 (Ehrenamtspauschale) bzw. €3.000 (Übungsleiterpauschale) pro Jahr unterliegen der Lohnsteuer und müssen ordnungsgemäß über die Lohnabrechnung abgewickelt werden. Ohne korrekte Abrechnung drohen Nachzahlungen und Bußgelder bei der nächsten Lohnsteueraußenprüfung.

Brauchen wir für jede Zahlung einen Beschluss der Mitgliederversammlung?

Nein — sofern die Satzung eine allgemeine Ermächtigung enthält, kann der Vorstand im Rahmen der festgelegten Grenzen Aufwandsentschädigungen zahlen. Für Zahlungen an Vorstandsmitglieder selbst empfiehlt sich jedoch ein separater Beschluss, um Interessenkonflikte zu vermeiden.

Zählt die Aufwandsentschädigung als Einnahme beim Finanzamt?

Für den Verein handelt es sich um eine Ausgabe, nicht um eine Einnahme. Beim Empfänger gilt: Innerhalb der steuerfreien Pauschalen nach §§ 3 Nr. 26 und 3 Nr. 26a EStG fällt keine Einkommensteuer an. Eine Erklärungspflicht besteht in der Regel nur, wenn die Freigrenzen überschritten werden.

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Weitere Informationen zu steuerlichen Aspekten des Ehrenamts finden Sie in unserem Beitrag zur Ehrenamtspauschale sowie zu den Aufgaben des Vereinsvorstands.

Stand: Juli 2026

Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Rechts- oder Steuerberatung.